Предупреждение об отпуске за 2 недели. Уведомление об отпуске

Уведомление работника о начале очередного отпуска

Предупреждение об отпуске за 2 недели. Уведомление об отпуске

Уведомление о начале отпуска является официальным документом для оформления ухода работника на ежегодный оплачиваемый отпуск. Данное право имеет каждый трудоустроенный человек. По закону каждая организация в конце года составляет график ухода своих сотрудников в отпуск. В документе прописывается период отдыха каждого работника.

Уход на отдых по графику отпусков

Работодатель устанавливает в нормативном акте предприятия обязанность сотрудников подавать заявление на несколько дней до начала положенного отпуска на своё усмотрение. То есть в некоторых организациях это практикуется — работник до момента выхода в отпуск пишет и передаёт соответствующее заявление в бухгалтерию.

По закону РФ это делать не обязательно. Ведь нормы Трудового Кодекса говорят, что отпуск сотруднику предоставляется на основании графика отпусков, а не по заявлению. Если в локально-нормативном акте организации существует данная обязанность, но сотрудник её не выполнил, работодатель всё равно обязан предоставить очередной отдых согласно установленному порядку — графику.

Подача заявления на отпуск предусмотрена только в некоторых случаях. Например, если сотруднику необходим внеплановый неоплачиваемый отдых.

График отпусков

Данный документ предусматривает разработку и создание периодов времени отдыха для каждого работника предприятия. В нём существует определённая очерёдность, которая разрабатывается согласно интересам компании и сотрудников.

Разработкой графиков занимаются сотрудники бухгалтерии или кадрового отдела. После чего он сдаётся на подпись руководителю. С момента проставления подписи и печати документ считается утверждённым.

Согласно этому графику, заполняется уведомление об отпуске и вручается работнику.

Это позволяет соблюдать все законодательные нормы для работодателя, а для сотрудника ознакомится и напомнить о дате начала отдыха.

Обязан ли работодатель сообщать об отпуске сотрудника за несколько дней

По закону работодатель обязан предоставить документ, в данном случае это уведомление, сотруднику за 14 суток до начала положенного отдыха.

Эта обязанность должна быть исполнена не только для тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и для работников, которые решили взять дополнительный отдых.

Если сотрудник уходит на отдых по собственному заявлению (к примеру, в неоплачиваемый отпуск), то уведомление вручать нет необходимости.

Последствия невручения уведомления

Работодатель по трудовому законодательству обязан вручить документ, который уведомляет работника о предстоящем очередном отдыхе. Сотрудник же обязан закрепить подписью один экземпляр, что будет соответствовать о его уведомлении.

Если сотрудник не получил такой документ, то он может самостоятельно перевести дату отдыха на любое удобное время. Для этого работнику потребуется написать соответствующее заявление на имя главы организации.

В нём необходимо указать, что он не был предупреждён об очередном отпуске и о его начале. Кроме этого, отсутствие уведомления может послужить серьёзным поводом для начала разбирательств со стороны трудовой инспекции.

Именно поэтому пренебрегать данным документом и вручением его сотруднику не стоит.

Что представляет собой уведомление

Данный документ может быть сформирован в свободной форме. В большинстве случаев в каждой компании имеется свой утверждённый образец уведомления сотрудников об отпуске. Способ заполнения документа должен в обязательном порядке утверждаться в нормативных актах организации.

Уведомление составляется в двух экземплярах, каждый из них должен иметь подпись работодателя или его доверенного лица (директор, начальник кадрового отдела, главный бухгалтер). Один документ передаётся сотруднику.

Второй экземпляр остаётся в архивных документах компании, после его регистрации в журнале.

Это является подтверждением того, что работник был ознакомлен с датой выхода в предстоящий отпуск, а работодатель выполнил свои обязанности.

Ставить печать на документе не обязательно. Оттиск печати необходим лишь в том случае, если это требует внутренняя политика учреждения. А вот отметка об уведомлении должна быть обязательно внесена в учётный журнал компании.

Документ может быть оформлен на простом листе или на фирменном бланке организации. Вносить информацию можно как в письменной форме, так и в печатной.

Как составить самостоятельно уведомление

Для составления документа необходимо разделить лист по вертикали на 3 части. В шапке (начале листа) указываются:

  • данные о работодателе;
  • данные о получателе, то есть работнике;
  • наименование документа;
  • дата составления;
  • номер уведомления.

В среднюю часть или основной блок необходимо внести:

  • дату начала отпуска;
  • его продолжительность, которая указывается в календарных днях и может составлять 14 или 28 дней;
  • дата выхода на работу.

В последней части документа указывается наименование работодателя, ответственное лицо и его подпись. Ниже — личные данный работника (ФИО) и подпись.

Передача документа

Передать документ необходимо в обязательном порядке. Сделать это можно несколькими способами:

  1. на рабочем месте лично в руки;
  2. заказным письмом по средствам Почты России;
  3. через доверенное лицо.

В любом случае работодатель должен иметь после вручения свой экземпляр уведомления и подписью работника.

Если сотрудник не стал подписывать документ

Нередко бывает, что работник не согласен с датой выхода в отпуск. Поэтому отказывается подписывать уведомление.

В таком случае лицо, направленное на передачу документа, должно позаботиться о наличии в этот момент двух свидетелей.

В их присутствии необходимо составить акт об отказе подписи работника в документе, уведомляющем о начале положенного отпуска. В акте должны быть прописаны причины отказа сотрудника подписывать документ.

Образец 2019 года

Уведомление о начале отпуска скачать образец

Важно помнить, что каждый работодатель должен придерживаться законам Российской Федерации и своевременно уведомлять своих сотрудников о предстоящем отпуске — не позже, чем за 14 дней до его начала. Иначе сотрудник сможет самостоятельно на законных правах выбрать дату положенного отдыха или же обратиться с жалобой в трудовую инспекцию.

Источник: https://alaws.ru/uvedomlenie-o-nachale-otpuska/

Уведомление об отпуске за 2 недели образец. Уведомление об отпуске: в каком случае составляется, в какие сроки, как оформить, скачать бланк

Предупреждение об отпуске за 2 недели. Уведомление об отпуске

В ТК РФ не оговаривается, каким образом работнику поступает уведомление о предоставлении отпуска. Сотрудника могут известить как в устной, так и в письменной форме. Но администрация должна придерживаться пунктов ст. 123 ТК РФ:

  • Работник должен быть извещен о начале отпуска за 14 календарных дней.
  • Сотрудник подписью подтверждает факт своевременного уведомления о дате отпуска.

Как сообщить работнику об отпуске

Руководитель вправе выбрать любой из нижеприведенных способов для извещения работника об отпуске:

  • В отделе кадров предприятия заводится «Журнал уведомления о начале отпусков». Он должен быть прошнурован и пронумерован. Здесь будет подписью сотрудника заверяться его ознакомление с началом отпуска по графику.
  • Можно обязать сотрудников расписываться в приказе об отправке работника в отпуск, фиксируя тем самым, что человек извещен. Датой уведомления об отпуске будет числиться день, в который документ был подписан сотрудником.
  • Дату уведомления работника об отпуске можно записывать в «Графике отпусков» по предприятию. Для этого в «Графике отпусков» предусматриваются таблица, в которой регистрируется дата отпуска и место для подписи сотрудника о том, что он с ней ознакомлен.
  • В некоторых организациях практикуется письменное уведомление работника об отпуске. Такое уведомление печатается в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются ознакомившимся сотрудником. Один экземпляр выдается на руки работнику, второй подшивается в отдельную папку «Уведомление о дате отпуска» в отделе кадров.

Пример графика отпусков можно скачать , а журнала уведомлений – .

Как составить уведомление об отпуске

Образец, в соответствии с которым пишется уведомление об отпуске по графику, приведен .

Уведомление об отпуске, отпечатанное в двух экземплярах, с обязательной подписью работника – это вариант, позволяющий работодателю не отступить от требований ТК РФ и, одновременно, оставить у себя письменно зафиксированный факт ознакомления сотрудника с датой начала и окончания ежегодного оплачиваемого отпуска.

При составлении документа нужно вписать следующую информацию:

  • Название предприятия (организации).
  • Название документа и его порядковый номер.
  • Дата выпуска извещения об отпуске.
  • Фамилия, имя, отчество сотрудника.
  • Должность по штатному расписанию.
  • Дата первого и последнего дня отпуска сотрудника.
  • Сумма календарных дней отпуска работника.

Уведомление об отпуске обязательно должно быть подписано сотрудником и руководством организации.

В случае отказа работника подписать уведомление составляется акт, который известит сотрудника о дате отпуска, который и будет удостоверять, что администрация действует согласно законодательству.

Сотрудникам отдела кадров предприятия очень удобно иметь пустой шаблон, который можно быстро заполнить и не упустить из виду важной информации.

Можно ли не уведомлять об отпуске

Если сотрудники отбывают в отпуска по , то составление письменного уведомления обязательно. Несоблюдение этого требования, в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением и карается штрафом от 1 до 5 тыс. рублей для должностного лица или ИП и от 30 до 50 тыс. рублей – для юрлиц.

Часто сотрудники предприятия обращаются к администрации с заявлениями, в которых излагается просьба о на другие сроки. В случае если работодатель согласен на перенос отпуска, то в письменном уведомлении об отпуске по графику отпадает надобность. Понадобится только подпись сотрудника на заявлении о переносе отпуска на другое время, это и будет свидетельством его информированности.

Образец заявления о переносе отпуска вы найдете .

Тщательно продуманная, своевременная и подтвержденная документами процедура уведомления об отпуске по графику сотрудников предприятия – гарантия соблюдения законодательства и отсутствия проблем во время проверки организации инспекторами по труду.

У каждого сотрудника организации ежегодно возникает право на получение оплачиваемого отпуска, длительностью в 28 календарных дней. У вновь трудоустроенного работника такое право возникает после полугода работы.

В каждой организации должен быть оформлен график отпусков на будущий года, в соответствии с которым, сотрудники уходят на заслуженный отдых.

В определенных случаях сотрудника извещают об отпуске, выслав ему письменное уведомление об отпуске.

Документ применяется для того, чтобы предупредить (известить) сотрудника о предстоящем ежегодном оплачиваем отпуске, который предоставляется согласно ТК РФ ст. 123.

При этом необходимо уведомить каждого сотрудника минимум за две недели до запланированного отдыха, в соответствии с составленным .

Однако такой документ составлять и направлять сотруднику не требуется в том случае, если работником было написано .

Уведомление отправляется в письменной форме персонально для каждого работника, в соответствии с установленным в организации общим порядком уведомлений (предупреждений). При необходимости сотрудник может быть уведомлен руководителем одного структурного подразделения, при этом делается соответствующая запись в рабочей тетради и ставится подпись уведомляемого.

Если работник был уведомлен несвоевременно, то это дает основание для осуществления переноса отпуска на другие даты, а при отказе ознакомиться следует составить соответствующий с данным приказом или уведомлением.

Порядок составления уведомления об отпуске

Форма уведомления составляется в произвольном виде, так как официального установленного вида такой документ не имеет. К тому же трудовой кодекс не конкретизирует способ уведомления работника о предстоящем отпуске.

Причем такой документ можно сделать в виде трафарета и просто поочередно вносить каждого сотрудника в форму, к тому же в документе можно предложить сотруднику разделить отпуск на части, что предусмотрено ТК РФ ст. 125.

Для придания документу юридической силы он должен содержать следующие данные:

  • В документе должны быть указаны реквизиты организации.
  • Присутствовать сведения об уведомляемом сотруднике – его ФИО и должности, в соответствии со .
  • Документ должен быть зарегистрирован под очередным порядковым номером, на указанную в нем дату.
  • Иметь содержательную информацию с указанием действий работодателя, обозначенными разрешительными статьями Трудового кодекса РФ.
  • Документ подписывается руководителем организации или лицом, имеющим право подписи данных документов.

После получения такого уведомления сотрудник должен с ним ознакомиться, о чем будет свидетельствовать его личная подпись, которая также будет выражать его согласие. Если данное уведомление не будет содержать выше описанную информацию, то при возникновении судебных разбирательств документ может не возыметь нужную юридическую силу при решении споров между работником и работодателем.

Бланк уведомления об отпуске сотрудника

.

Трудовой договор, контракт → Уведомление работника о начале отпуска

Ьнику отдела сбыта и.и. иванову уважаемый(ая) . (и.о. работника) в соответствии со статьей 123 трудовогокодекса рф уведомляем вас о предстоящем отпуске с «» 20 г. по «» 20 г. сроком на календарных дней…

  • Образец уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора

    Документы делопроизводства предприятия → Образец уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора

    Ограниченной ответственностью «мир» уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора 15.01.2012 № 9/2012 менеджеру по работе с клиентами юсиповой а.г. уважаемая анна…

  • Образец. Уведомление о ликвидации предприятия в департамент труда и занятости

    Учредительные договоры, уставы → Образец. Уведомление о ликвидации предприятия в департамент труда и занятости

    труда и занятости уведомление настоящим уведомляю, что в связи с решением общего собрания протокол no. от «» 20 г. …

  • Уведомление в департамент труда и занятости г. Москвы о высвобождении сотрудников

    Документы делопроизводства предприятия → Уведомление в департамент труда и занятости г. Москвы о высвобождении сотрудников

    Бланк предприятия в департамент труда и занятости г. москвы уведомление настоящим уведомляю, что в связи с решением общего собрания протокол n от «» 20 …

  • Срочный трудовой договор на период нахождения Основного работника в отпуске по беременности и родам (работа по совместительству)

    Документы делопроизводства предприятия → Срочный трудовой договор на период нахождения Основного работника в отпуске по беременности и родам (работа по совместительству)

    Срочный трудовой договор (работа по совместительству) г. «» года ооо «» в лице генерального директора, …

  • Уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников

    Документы делопроизводства предприятия → Уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников

  • Образцы примерных формулировок приказов и записей в трудовых книжках, связанных с вопросами предоставления отпусков работникам предприятий и организаций

    Трудовой договор, контракт → Образцы примерных формулировок приказов и записей в трудовых книжках, связанных с вопросами предоставления отпусков работникам предприятий и организаций

    образцы примерных формулировок приказов и записей в трудовую книжку, связанных с вопросами предоставления отпусков +-+ в приказе запись в графе 3 трудовой книжки «сведения…

  • Образец. Приказ руководителя организации о возмещении вреда в связи с увечьем или иным повреждением здоровья, связанным с исполнением трудовыхобязанностей (при продлении выплаты возмещения вреда потерпевшему)

    Трудовой договор, контракт → Образец. Приказ руководителя организации о возмещении вреда в связи с увечьем или иным повреждением здоровья, связанным с исполнением трудовых обязанностей (при продлении выплаты возмещения вреда потерпевшему)

    Потерпевшему приказ о возмещении вреда в связи с увечьем или иным повреждением здоровья, связанным с исполнением трудовыхобязанностей (на основании правил, утвержденных постановлением верховного совета рф от 24 декабря 1992 г.) с гр. 2…

  • Образец. Приказ руководителя организации о возмещении вреда в связи со смертью кормильца в результате увечья или иного повреждения здоровья, связанного с исполнением трудовыхобязанностей (при первичном назначении возмещения вреда после смерти

    Трудовой договор, контракт → Образец. Приказ руководителя организации о возмещении вреда в связи со смертью кормильца в результате увечья или иного повреждения здоровья, связанного с исполнением трудовых обязанностей (при первичном назначении возмещения вреда после смерти

    Возмещении вреда в связи со смертью кормильца в результате увечья или иного повреждения здоровья, связанного с исполнением трудовыхобязанностей (на основании правил, утвержденных постановлением верховного совета рф от 24 декабря 1992 г.) гр. …

  • Образец. Основные должностные обязанности инженера по охране труда и технике безопасности

    Трудовой договор, контракт → Образец. Основные должностные обязанности инженера по охране труда и технике безопасности

    основные должностные обязанности инженера по охране труда и технике безопасности осуществляет контроль за соблюдением в организации (ее подразделениях) действующего законодатель…

  • Договор на поставку непродовольственных товаров между производственным объединением (предприятием) и торговым посредническим предприятием. (разработан на осн. рекомендаций
  • Источник: https://qipok.ru/uvedomlenie-ob-otpuske-za-2-nedeli-obrazec-uvedomlenie-ob-otpuske-v/

    А вы уведомили работников о предстоящем отпуске?

    Предупреждение об отпуске за 2 недели. Уведомление об отпуске
    К сожалению, в жизни не всегда законодательные требования можно легко исполнить. В госучреждениях обязанности, связанные с документальным оформлением отпусков, исполняются тщательнее. В маленьких фирмах дело обстоит сложнее, часто вести кадровую бумажную работу там просто некому. Кстати, и компании с большим штатом персонала делают ошибки в таких документах.

    Отчасти это связанно с тем, что многим людям сложно запланировать свою жизнь на год вперед.

    Хотя вопрос о том, утверждать график отпусков или нет, не стоит, это обязательная бумага, и мнение государственной инспекции труда в данном вопросе однозначно — да! Проблемы обычно возникают чуть позже — когда приближается время запланированных отпусков.

    Повод для спора

    Поводом к искусу являются уведомления о времени начала отдыха. Согласитесь, вначале кажется лишним напоминать о долгожданном отпуске, да и кому захочется готовить лишний документ. Законодатели же имеют другое мнение по этому поводу.

    Извлечение

    из Трудового кодекса РФ

    Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

    О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

    Обратите внимание! Работника необходимо уведомить о времени начала отпуска в письменной форме и под роспись.

    Государственная инспекция труда бдительно следит за реализацией данной нормы. При плановой или внеплановой проверке обязательно будут затребованы документы, подтверждающие факт ознакомления работника о времени начала отпуска. И будьте предельно внимательны, ведь данная норма относится ко всем видам отпусков, а не только к ежегодному оплачиваемому.

    Справка. Узнать, попала ли ваша компания в план проведения проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2012 г., можно на официальном сайте государственной инспекции труда вашего региона. Для Москвы — http://git77.rostrud.ru/plan.shtml.

    Как уведомить?

    Многие предприятия создают свой бланк уведомления, ведь законодатели не разработали определенную форму. В документе желательно указать время начала и окончания отпуска, его вид, количество дней, которые сотрудник будет отдыхать. Уведомление лучше всего составить в двух экземплярах: один останется в кадровой службе, второй заберет себе работник.

    Однако при этом есть один нюанс, который можно трактовать в пользу кадровиков: законодатели не настаивают, чтобы уведомление составлялось на отдельном листе бумаги, то есть оформлялось как самостоятельный документ, что заметно упрощает документооборот.

    Так, чтобы не обременять себя дополнительной работой, кадровики могут использовать приказ об отпуске (унифицированная форма № Т-6 или Т-6а), только издать его, в соответствии со ст. 123 ТК РФ, за две недели до начала отпуска. Поскольку в приказе предусмотрены реквизиты для подписи сотрудника, то фактически все требования закона исполнены, работник оповещен в письменной форме.

    Однако стоит иметь в виду, что проверяющие государственной налоговой инспекции не всегда могут согласиться с этими доводами, как минимум не с первого раза.

    СЮРПРИЗ

    Напомним, что работодатель обязан оплатить отпуск не позднее чем за три календарных дня до его начала[1]. Если последний день выплаты выпадает на выходной, то необходимо произвести оплату отпускных накануне. Федеральная служба по труду и занятости четко придерживается данной законодательной нормы.

    На практике предприятия чаще всего не следуют графику отпусков. Этот документ утверждается в установленные сроки, распечатывается и вручается работникам под роспись. А потом каждому отдельно объясняют, что это формальность, и они имеют возможность воспользоваться своим отпуском в другое время.

    Кадровая служба не готовит приказы на отпуск, а ждет, когда работник принесет заявление на отпуск.

    Извлечение

    из Трудового кодекса РФ

    Статья 124. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска

    […]

    Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

    Таким образом, компания не производит своевременную оплату. Приказы кадровой службой не издаются, а следовательно, не передаются в бухгалтерию для расчета и оплаты. Это напрямую приводит к необходимости переноса отпуска. И он предоставляется по заявлению работника.

    Чаще всего работодатели нарушают ч. 9 ст. 136 ТК РФ, задерживая выплаты уходящим в отпуск работникам, лишь из-за несогласованности действий подразделений и департаментов. Но уважительной причиной нарушения это считаться не будет.

    Казалось бы, в этом случае в организации все в порядке. Однако есть несколько «но» при использовании данной схемы.

    А как накажут?

    Если компания своевременно не производит выплату отпускных, то работодатель должен выплатить работнику компенсацию в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ от невыплаченных в срок сумм, за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. При этом обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя[2]. Так что при проверке Роструд может начислить довольно большую сумму компенсации, подлежащей выплате работникам.

    Но это далеко не все подводные камни данной ситуации. Статья 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) предусматривает наложение административного штрафа:

    • на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
    • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
    • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

    И сотрудники государственной инспекции труда часто ей пользуются. Избежать административного наказания не удастся, хотя штраф в данном случае все же более предпочтителен, нежели приостановление деятельности. Но если выявится повторное нарушение, то будет применена иная норма — дисквалификация руководителя[3].

    Приемлемые варианты

    Чтобы избежать санкций, необходимо своевременно информировать работников о начале их отпуска (не менее чем за две недели до начала), а также нормативно закрепить в положениях компании необходимость написания заявления о переносе отпуска в течение одного-двух дней с момента уведомления.

    Тогда работодатель не понесет никакой ответственности, а работники смогут работать в комфортных условиях, планируя свой отпуск в удобное для них время, даже если их планы изменятся после утверждения графика отпусков.

    Помните, что объяснение вроде «все так делают» не сможет оградить вашу организацию от проблем, поскольку в ответ всегда можно услышать от проверяющих: «Да, но вам не повезло».

    С. С. Щепетильникова, эксперт

    Источник: https://www.profiz.ru/kr/7_2012/uvedomlenie_otpusk/

    Уведомление о начале отпуска работника

    Предупреждение об отпуске за 2 недели. Уведомление об отпуске

    Сотрудники, которые в скором времени пойдут в оплачиваемые отпуска, обязаны получить соответствующие оповещения от своего непосредственного работодателя.

    Когда его предоставляют? Какими законами регулируются уведомление об отпуске? Что включает в себя данный документ?

    Рассмотрим интересующие вопросы подробней.

    Оповещение – письменная форма уведомления сотрудника о предстоящем отпуске. На основании этого документа сотрудник знает, когда и на какой период ему предоставлен оплачиваемый отпуск.

    Если же сотрудника не оповестить о предстоящем отпуске, работодателю грозит административная ответственность.

    Обязательно или нет?

    В ст.123 ТК РФ четко указано обо всей важности оформления данного оповещения.

    Непосредственный работодатель в обязательном порядке обязан в письменном виде оповестить каждого своего наемного рабочего о периоде начала долгожданного отпуска, в четком соответствии с принятым графиком отпусков.

    Законодательная база

    Вопрос о необходимости оповещения наемного штата сотрудников о времени предоставления отпуска согласно утвержденному графику отпусков регулируется статьей 123 Трудового Кодекса РФ.

    В частности, эта статья четко регулирует о необходимости в оповещении в различных ситуациях, порядке составления оповещения и периоде, когда сотрудник должен быть уведомлен.

    Отдых по графику

    Большие компании, где производственный процесс является непрерывным, не могут обходиться без соблюдения принятого графика отпусков.

    Оповещение о периоде начала отпуска играет ключевую роль в таких ситуациях.

    Отдых не по графику

    Отдых не по графику может быть предоставлен на основании поданного сотрудником заявления.

    Если речь идет о переносе отпуска на другое время, что автоматически подразумевает под собой изменения в графике отпусков, то обязательно следует ознакомить с ним сотрудников.

    Дни без сохранения заработной платы

    Если же сотрудник принял решение пойти в дополнительный неоплачиваемый отпуск по собственному желанию, то в оповещении нет смысла, поскольку он предоставляется на основании предоставленного заявления самим рабочим.

    Однако есть и противоположная сторона.

    Если речь идет об отпуске без сохранения заработной платы по производственной необходимости, то работодатель в обязательном порядке должны заблаговременно оповестить об этом намерении наемным штат сотрудников.

    Дни авансом

    Изначально необходимо понимать, что отпуск авансом может быть предоставлен работодателем по предварительной договоренности с сотрудником.

    Исходя из этого, рабочий должен будет составить соответствующее заявление, в котором он попросит предоставление отпуска авансом.

    По этой причине можно говорить о том, что в составлении необходимого оповещения о предоставляемом отдыхе авансом нет необходимости.

    Как составить уведомление об отпуске в 2019 году?

    Оповещение о скором оплачиваемом отпуске включено в список нормативно-правовых актов компании, которые применяются в ее каждодневном документообороте.

    Сотрудники отдела кадров имеют полное право формировать оповещение по принятой внутри компании форме.

    Структура и форма документа

    Законодательством РФ не предусматривается единая форма оповещений о предстоящем отпуске по графику. Исходя из этого, каждая компания имеет полное юридическое право самостоятельно разработать персональную форму оповещений.

    Структура уведомления о предстоящем отпуске заключается в следующем:

    • информационный блок — включает в себя наименование компании и инициалы, как самого работодателя, так и сотрудника;
    • основная часть;
    • заключительная часть.

    В содержании оповещения необходимо отталкиваться от действующего законодательства РФ.

    Какие положения должны содержаться в тексте?

    Чтобы обеспечить документу о предоставлении отпуска работнику юридическую силу, в нем обязательно должны содержаться такие сведения, как:

    • реквизиты компании;
    • исходящий номер и время регистрации оповещения об отпуске;
    • имеющуюся должность, и полные инициалы наемного сотрудника, который вскоре уйдет в отпуск;
    • все необходимые сведения относительно основания предоставления оплачиваемого отпуска. В частности следует делать акцент на Трудовой Кодекс РФ;
    • подпись непосредственного работодателя.

    Категорически запрещается допускать в документе какие-либо опечатки либо ошибки.

    Кто подписывает?

    Уведомление о начале отпуска подлежит подписанию непосредственным руководством компании и подлежит заверению должностными лицами из отдела кадровой службы.

    Нужно ли подписывать сотрудникам?

    Оповещение, выданное наемному рабочему, подлежит подписи тем, на кого оно было сформировано с целью ознакомления.

    Другие способы подтверждения получения оповещения не обладают юридической силой.

    Сколько требуется экземпляров?

    Оповещение о предстоящем отпуске формируется в нескольких экземплярах. Столько же и соответствующих приказов руководства.

    Один из них остается в отделе кадров, а другой – у руководства компаний.

    Можно оформить сразу на несколько работников?

    Трудовым Кодексом РФ не запрещается оповещать о времени начала трудового отпуска нескольких сотрудников одновременно.

    Образец документа

    Важно помнить, что категорически не допускается в процессе составления оповещения делать различные помарки либо опечатки.

    Бесплатно скачать бланк можно по ссылке тут.

    Пример документа:

    Предупреждаем за 2 недели или в другой срок?

    Многие спросят — за сколько дней пишется оповещение?

    Период оповещения наемного штата сотрудников четко указан в действующем законодательстве РФ и составляет 14 календарных дней.

    В процессе формирования данного документа крайне важно придерживаться этого периода. Не позднее двухнедельного периода до начала отпуска сотрудник компании в обязательном порядке должен письменно засвидетельствовать имеющейся факт ознакомления о своем грядущем отпуске.

    Если по каким-либо причинам, сотрудник не может быть ознакомлен о дате начала отпуска, ему он будет отправлен заказным письмом.

    Причем важно помнить: датой ознакомления принимается в таком случае момент получения письма.

    Нужна ли регистрация в специальном журнале?

    В каждой отдельно взятой компании должен вестись журнал учета оповещений, который предоставляется наемным рабочим с целью регистрации в нем различных уведомлений.

    В частности, в нем могут содержаться такие сведения, как:

    • о возможной реорганизации компании;
    • о различных объяснениях;
    • о возможном переводе сотрудника;
    • о предстоящих изменениях в условиях трудовой деятельности;
    • и о предстоящем оплачиваемом отпуске.

    В определенных полях данного журнала должны быть занесены в полном объеме и в оговоренные законодательством временные периоды сведения относительно предоставленного оповещения о предстоящем оплачиваемом отпуске.

    Регулярный учет в таком журнале способен гарантировать по мере необходимости мгновенный поиск относительно той или иной информации.

    Как заполнять титульный лист?

    Титульная страница должна включать в себя:

    • полное наименование компании;
    • наименование документа;
    • дату начала и завершения ведения журнала регистрации.

    На следующей странице должны быть отображены сведения относительно ответственных лиц за учет данного журнала.

    Стоит отметить, что его форма разрабатывается самостоятельно каждой отдельно взятой компанией.

    Где и сколько хранить?

    Срок хранения соответствующих оповещений четко регулируется Перечнем типовой управленческой документации.

    Все соответствующие приказы о грядущем оплачиваемом отпуске должны находиться на сохранности в течении 5 лет в специально оборудованных для этого местах. Иными словами — в архиве компании.

    Компании, которые прекратили свою предпринимательскую деятельность до завершения данного периода, обязаны сдать подобную документацию на хранение в территориальный архив согласно установленному порядку.

    Как ознакомить сотрудника?

    Обязательным критерием личного ознакомления каждого наемного рабочего о предстоящем отпуске принято считать письменную форму документа.

    На сегодня предусмотрено несколько методов оповещения сотрудников:

    • путем личного оповещения;
    • путем формирования приказа руководства компании;
    • путем постановки подписи наемного рабочего в ведомости.

    Стоит также отметить, что в пределах одного структурного подразделения допускается возможность ознакомления наемного штата сотрудников в трудовом журнале их непосредственного руководства.

    В ситуации, когда кто-либо из рабочих отказывается подписывать оповещение, сотрудниками отдела кадров формируется соответствующий акт об отказе.

    Для совместителей

    Отпуск совместителю должен быть предоставлен параллельно с тем периодом, что и по основному месту работы.

    Для соблюдения данного условия совместитель в обязательном порядке изначально должен предъявить справку о периоде получения оплачиваемого отпуска с основной работы.

    На основании предоставленной справки будет выдано оповещение о предстоящем отпуске.

    Для иностранного гражданина

    Для иностранных граждан была отменена обязанность оповещать о предстоящем отпуске сотрудников миграционной службы, если он предоставляется без сохранения заработной платы.

    Что касается оповещения самого наемного рабочего, то этот порядок является стандартным.

    Для генерального директора и главного бухгалтера

    Законодательство РФ не разделяет порядок оповещения по должностям. По этой причине порядок уведомления о предстоящем отпуске стандартный.

    Для госслужащих

    Государственных служащих, как и иных наемных сотрудников, оповещают о предстоящем отпуске за несколько недель до его наступления.

    В обязательном порядке факт оповещения подтверждается подписью сотрудника в журнале учета.

    У ИП

    Согласно статье 20 Трудового Кодекса РФ, индивидуальный предприниматель относится к той же категории работодателей, как и юридические лица.

    Исходя из этого, оповещение о предстоящем отпуске сотрудник должен получать по стандартной схеме.

    Что будет работодателю, если не вручать документ работникам?

    Основные последствия неоповещения сотрудника о предстоящем отпуске заключаются в следующем:

    • сотрудник в таком случае вправе требовать его переноса на иной временной промежуток;
    • при отказе в переносе отпуска сотрудник вправе подать исковое заявление в правоохранительные органы, что влечет возможное начисление штрафов.

    Чтобы избежать проблем с правоохранительными органами, достаточно своевременно оповещать об отпуске своих наемных работников.

    Внимание!

    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

    Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Источник: http://buhdzen.ru/kadry/otpusk/uvedomlenie/

    Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить

    Предупреждение об отпуске за 2 недели. Уведомление об отпуске

    Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.

    Когда работнику нужно отправлять уведомление об отпуске?

    Сотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:

    Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в графике отпусков. ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.

    Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).

    Когда уведомление не было предоставлено, то сотрудник имеет право перенести время отпуска на любой удобный для него месяц. Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.

    бухпроффи

    Важно!
    Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.

    В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.

    Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?

    Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.

    Однако все же есть ситуации, при которых информация в графике есть, но заявление все же написать нужно:

    • Сотрудник получил согласие от руководства пойти в отпуск в другой день, чем записано в графике;
    • В график занесен только месяц, а конкретная дата там не записана;
    • Отпуск предоставляется новому сотруднику, который на момент составления документа еще не работал.

    В указанных ситуациях заявление, где проставлена виза руководителя, служит подтверждением согласования периода отпуска, и является основанием для создания необходимого приказа и проведения расчета выплат.

    Кадровики некоторых компаний все равно требуют оформления заявления на отпуск, даже когда работник идет в него согласно графику. Они обосновывают это тем, что составление приказа и расчет выплат могут быть проведены только на основании письменного запроса. Нормативными актами не запрещено это делать, хотя и влечет за собой лишний документооборот.

    Как провести ознакомление

    Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

    Как правило, используются следующие типы:

    • Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске — в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
    • Проставление отметки в приказе на отпуск — закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
    • Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
    • Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях — одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.

    Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.

    При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

    Внимание! Уведомления об отпусках должны храниться в архиве организации не меньше 5 лет.

    Уведомление об отпуске за 2 недели образец скачать Word.

    Закон нигде не указывает, какую именно форму должно иметь уведомление, если его оформляют как отдельный документ. В организации для его основы можно использовать фирменный бланк, а текст составить исходя из особенностей работы компании.

    Весь текст уведомления можно целиком набрать на компьютере, или же использоваться в виде шаблона с незаполненными полями, в которые вручную вносятся сведения о сотруднике — его Ф.И.О., должность, период и начало отпуска и т. д.

    В верхней части уведомления нужно указать название и реквизиты организации. После этого на отдельной строке записываются дата оформления и место.

    Далее в правой части бланка указываются данные о сотруднике, кому передается документ — его Ф.И.О. и должность.

    Затем посередине листа нужно записать название – «Уведомление», и проставить его номер. Под ним необходимо произвести регистрацию бланка в журнале.

    Текст самого уведомления нужно составлять в форме письма в вежливой форме, там необходимо указать:

    • Статью ТК, где указана необходимость предоставить работнику уведомление;
    • Сведения о дате начала и завершения отпуска по графику;
    • Длительность периода в днях;
    • Сведения о графике отпусков, в котором был закреплен данный период предоставления отдыха;
    • Необходимость поставить подпись на бланке и вернуть его назад в кадровую службу.

    Уведомление об отпуске должно подписывать лицо, ответственное за оформление документа, руководитель кадровой службы. В нижней части бланка обязательно должна находиться пустая графа, в которой работник может проставить дату ознакомления и свою подпись.

    Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
    Оцените нашу статью и сделайте репост! (1 5,00 из 5)

    Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/uvedomlenie-ob-otpuske.html

    Исковик
    Добавить комментарий